Verslo procesų automatizavimas: praktiška pradžia

Verslo procesų automatizavimas gali skambėti sudėtingai, tačiau jo esmė paprasta: užduotis pereina iš vieno etapo į kitą, o jums nebereikia ranka kopijuoti ir įklijuoti duomenų iš vienos vietos į kitą.

Pagalvokite apie visus mažus dalykus, kuriuos darote vėl ir vėl. Paimate skaičių iš vienos vietos ir įrašote jį kitoje. Perkeliate priedą į teisingą aplanką. Siunčiate tą patį el. laišką jau dvidešimtą kartą. Kiekviena tokia užduotis užtrunka vos kelias minutes, bet kartu jos suryja visą savaitę.

Kas iš tikrųjų yra verslo procesų automatizavimas

Verslo procesą sudaro nuoseklūs veiksmai. Pavyzdžiui, gaunama forma, ją perskaitote, informaciją perkeliate į sistemą ir kam nors pranešate. Automatizavimas perima pasikartojančius šio proceso veiksmus. Taisykles nustatote vieną kartą, o sistema jas taiko vienodai kiekvieną kartą. Automatizavimas nepakeičia žmogaus sprendimų, jis sumažina rankinį duomenų perkėlimą.

Pradėkite nuo rutinos, dėl kurios žmonės skundžiasi

Nepradėkite nuo sudėtingiausio dalyko, pradėkite nuo to, dėl ko žmonės dūsauja. Geras kandidatas turi tris požymius: tai vyksta dažnai, tai lengva apibūdinti žodžiais, ir tai kiekvieną kartą užima šiek tiek laiko. Jei galite pasakyti „mes visada darome X, kai įvyksta Y“, radote gerą pradžios tašką. Keli realūs pavyzdžiai:

• Pas buhalterę kvitai ateina el. paštu, ir juos reikia išsaugoti teisingame kliento aplanke bei įtraukti į apskaitą, po vieną dokumentą.
• Pas statybininką klientas užpildo kontaktų formą, ir kažkas turi ją perskaityti, įtraukti į kalendorių ir atsakyti. Dažnai tai užtrunka visą dieną.
• Klinikoje pacientas užsisako vizitą, ir reikia išsiųsti patvirtinimą, priminimą dieną prieš, bei atnaujinti informaciją paciento sistemoje.
• Pas advokatą naujos užklausos ateina el. paštu ir turi gauti užklausos numerį, aplanką bei užduotį tinkamam žmogui.
• Elektrikas iš telefono siunčia nuotraukas iš darbo vietos, ir jos turi atsidurti teisingame projekte, o ne pasklidusios telefono galerijoje.

Visais atvejais kažkas keliauja iš taško A į tašką B. Forma į el. laišką. Priedas į teisingą saugyklą. Skaičiai į ataskaitą.

Nubraižykite procesą prieš pradėdami ką nors kurti

Tai svarbiausias žingsnis, ir jis nemokamas. Prieš paliesdami bent vieną įrankį, nubraižykite procesą ant popieriaus lapo: kas vyksta pirmiausia, rodyklė, kas toliau, rodyklė. Kai matote visą grandinę, du dalykai tampa aiškūs: kuriuos elementus turi atlikti žmogus, o kurie yra tik perkėlimas iš vienos vietos į kitą. Paimkime statybininką: klientas užpildo formą, atsakymas atsiduria pašto dėžutėje, kažkas jį perskaito ir įtraukia į kalendorių, klientas gauna atsakymą. Du iš šių elementų gali atlikti mašina. Žmogiškasis elementas išlieka pats pokalbis po to.

Geras būdas patikrinti save yra perskaityti procesą garsiai kolegai, žingsnis po žingsnio. Jei jis supranta jį neklausdamas, procesas pakankamai aiškus, kad būtų kuriamas. Jei turite sustoti ir paaiškinti, radote spragą, o ją daug pigiau ištaisyti ant popieriaus, nei jau baigtoje sistemoje.

Kiek kainuoja verslo procesų automatizavimas?

Kaina priklauso nuo to, kiek žingsnių jungiate ir kiek sistemų dalyvauja procese. Nedideliam verslui, kai automatizuojama viena aiški rutina, pavyzdžiui forma tampa kontaktu CRM sistemoje arba sąskaita automatiškai patenka į apskaitą, realistiška kaina dažniausiai svyruoja nuo maždaug 800 iki 1 200 eurų vienkartinei sąrankai, plius apie 15 iki 25 eurų per mėnesį už veikimą ir įrankius. Sudėtingesniems, kelias sistemas jungiantiems procesams kaina auga, bet ta pati logika lieka: pradedate nuo vienos rutinos, matote, kiek laiko ji sutaupo, ir tik tada svarstote, ar verta plėsti toliau.

Automatizavimas nebūtinai turi būti didelės apimties, kad duotų naudos. Mažos, dažnai pasikartojančios užduotys gali sutaupyti daugiausia laiko. Jei užduotis trunka dešimt minučių ir atliekama dvidešimt kartų per savaitę, tai sudaro daugiau nei tris valandas per savaitę. Automatizavimas taip pat padeda sumažinti neatidumo klaidų ir praleistų žingsnių riziką.

Yra ir papildomos naudos: kai užduotis atliekama vienodai kiekvieną kartą, ją lengviau perduoti kitam darbuotojui. Žinios nelieka vieno žmogaus galvoje, todėl įmonė mažiau priklauso nuo konkretaus darbuotojo, kai jis serga ar išeina iš darbo.

Žingsnis po žingsnio: pirmasis jūsų automatizavimas

1. Pasirinkite vieną rutiną, dėl kurios žmonės labiausiai skundžiasi, kuri vyksta dažnai ir yra lengva paaiškinti.
2. Suskaičiuokite laiką: kiek minučių, kiek kartų per savaitę? Užsirašykite valandas per savaitę.
3. Nubraižykite procesą, kiekvieną elementą su rodykle. Pažymėkite, ką turi atlikti žmogus.
4. Pasirinkite pradžios tašką (A) ir pabaigos tašką (B).
5. Pirmiausia sukurkite paprasčiausią versiją. Neautomatizuokite visko iš karto.
6. Testuokite su realiais duomenimis: tikra forma, tikru el. laišku.
7. Paleiskite ją ir stebėkite savaitę. Pakoreguokite tai, kas neveikia sklandžiai.

Atkreipkite dėmesį, kad pirmiems trims žingsniams nereikia nė vieno įrankio. Jiems reikia tik aiškaus mąstymo, ir būtent juose padaromas sunkiausias darbas.

Dažnos automatizavimo klaidos

• Pradėti per didelį. Pradėkite nuo vienos užduoties, priverskite ją veikti, tada kurkite toliau.
• Praleisti brėžimą. Be proceso ant popieriaus kuriate aklai.
• Pamiršti išimtis. Kas nutinka, kai kažkas neteisinga ar trūksta? Nuspręskite tai iš anksto.
• Nematuoti. Jei nežinote, kiek valandų sutaupote, nežinote, ar tai buvo verta.
• Pašalinti žmogų ten, kur jo reikia. Mašina turėtų perkelti dalykus, o ne priimti sprendimus, reikalaujančius nuovokos.

Kur pritampa dirbtinis intelektas

Įprastas automatizavimas veikia pagal fiksuotas taisykles: jei nutinka vienas įvykis, atliekamas kitas veiksmas. Kai informacija nestruktūrizuota, gali padėti dirbtinis intelektas. Pavyzdžiui, AI gali perskaityti nestandartinį el. laišką ir pasiūlyti, kuriai užklausai jį priskirti. Įprastas automatizavimas vykdo nustatytas taisykles, o AI gali padėti apdoroti informaciją, kuri netelpa į aiškią taisyklę. AI pokalbių robotas gali atsakyti į klientų klausimus ir perduoti užklausos duomenis į sistemą. Pradėti automatizuoti naudojant AI nebūtina, tačiau jis gali būti naudingas, kai vien taisyklių nepakanka. Daugiau apie tai skaitykite straipsnyje AI įmonei.

Verslo procesų automatizavimas prasideda ne nuo technologijų, o nuo užduoties, kuri jums įgriso, ir popieriaus lapo, kuriame nubraižote, kaip ji keliauja iš taško A į tašką B. Paimkite vieną rutiną, priverskite ją vykti savaime, tada imkitės kitos. Jei norite pagalbos rasti pirmąją gerą rutiną, atlikite nemokamą AI testą, ir kartu pažiūrėsime, kur sutaupysite daugiausia laiko. Taip pat galite paskaityti daugiau apie tai, kaip padedu įmonėms su AI ir automatizavimu.