ChatGPT verslui: saugus naudojimas praktikoje

ChatGPT verslui turėtų būti naudojamas kaip profesinis asistentas su taisyklėmis, šaltiniais ir kontrole, o ne kaip laisvas kanalas, kuriam patikima viskas, ką įmonė žino. Tai skirtumas tarp įrankio, kuris padeda, ir įrankio, kuris sukuria netvarką.

Dauguma darbuotojų jau bandė ChatGPT patys. Vieni parašo geresnius el. laiškus. Kiti sutvarko pasiūlymus. Treti įklijuoja dalykus, kurių neturėtų, arba aklai pasitiki atsakymais, kurie tėra spėjimas. Problema ne pats įrankis. Problema ta, kad naudojimas vyksta be bendrų taisyklių.

Lietuvos įmonėms padedu naudoti ChatGPT kaip kasdienio darbo įrankį, turintį aiškias ribas, geras užklausas ir nustatytą naudojimo tvarką. Kai užduotis tampa svarbi ar pasikartojanti, jai reikia daugiau struktūros nei paprastam pokalbio langui.

Ką reiškia ChatGPT verslui?

ChatGPT verslui reiškia, kad darbuotojai naudoja kalbos modelį tekstui, idėjoms, analizei, struktūrai, apibendrinimui ar vidinei paramai kasdieniame darbe. Tai bendras asistentas, geras kalbos ir struktūros srityje, bet nepažįstantis jūsų įmonės, jei pats nepateikiate jam konteksto.

Konsultantas gali gauti pagalbą pirminiam juodraščiui. Restoranas gali sutvarkyti atsakymus į atsiliepimus. Klinika gali kurti vidinius juodraščius, kuriuos prieš naudojant visada patvirtina specialistas. Nauda yra greitesnė pradžia ir tolygesnė kokybė. Profesinio vertinimo tai nepakeičia ir neturi pakeisti.

OpenAI apibūdina ChatGPT Team ir Enterprise kaip sprendimus su administravimu ir įmonės kontrolėmis, ir tokios kontrolės svarbios, kai darbuotojai naudoja AI darbe. Nemokama versija gali būti naudinga tyrinėjimui, bet verslui verta galvoti apie prieigą, registravimą ir duomenų taisykles jau nuo pat pirmos dienos.

Kur ChatGPT verslui apsimoka, o kur ne?

ChatGPT apsimoka ten, kur užduotis susijusi su kalba, struktūra ir pirminiu juodraščiu. Retai apsimoka ten, kur reikia galutinio atsakymo, teisinio tikslumo ar prieigos prie jautrių duomenų, kurių modelis neturėtų matyti. Geriausias naudojimas prasideda aiškiai atskiriant vieną nuo kito.

Kad įmonei jau laikas susitarti dėl bendrų taisyklių, dažniausiai rodo keli iš šių ženklų.

• Daug teksto užduočių: darbuotojai dažnai rašo el. laiškus, pasiūlymus, tvarką ar atsakymus klientams.
• Skirtinga kokybė: vieni darbuotojai rašo gerus atsakymus, kiti sugaišta daug laiko arba nesijaučia užtikrintai.
• Daug vidinių žinių: atsakymai yra dokumentuose, bet juos sunku greitai rasti.
• Reikia politikos: įmonė turi žinoti, kuo galima dalytis ir kas niekada neturėtų patekti į AI.

Kokių gairių reikia darbuotojams?

Be gairių naudojimas tampa atsitiktinis. Vienas darbuotojas įklijuoja visą klientų sąrašą, kitas apskritai nedrįsta naudoti įrankio, o trečias siunčia AI sukurtą tekstą klientui neperskaitęs. Trumpa politika pašalina spėliojimą ir suteikia visiems tas pačias saugias ribas.

Pavyzdžiui, buhalterijos įstaigos Vilniuje vadovė nori, kad darbuotojai naudotų ChatGPT sutvarkyti el. laiškus ir kurti tvarkos juodraščius, bet niekada neįklijuotų kliento duomenų. Paprasta taisyklė viename puslapyje leidžia visai įstaigai naudoti įrankį taip, kad jai nereikėtų kiekvieną savaitę atsakinėti į tą patį klausimą.

Gera politika nebūtinai turi būti ilga. Joje turi būti aišku, ką darbuotojai gali daryti, ko neturi daryti ir kas patvirtina atsakymus prieš juos siunčiant klientui. Sukuriama ji taip.

1. Surašykite trumpą taisyklę: kokia informacija darbuotojai gali dalytis su ChatGPT, o kokios niekada neįklijuoja.
2. Raskite tris darbo užduotis, kur geresnis tekstas ar struktūra duoda daugiausia vertės.
3. Sukurkite nedidelę patvirtintų užklausų šablonų biblioteką įmonei.
4. Nuspręskite, kas turi patvirtinti atsakymus prieš siunčiant juos klientams.
5. Įvertinkite kokybę su tikromis užklausomis ir koreguokite užklausas, šaltinius ir tvarką.

Ko niekada neturėtumėte įklijuoti į ChatGPT?

Svarbiausia riba susijusi su duomenimis. Duomenų apsaugą ir saugumą reikia įvertinti prieš darbuotojams pradedant naudoti įrankį. Pagrindinė taisyklė paprasta: jei negalite užtikrinti, kad informaciją galima saugiai perduoti išorinei AI paslaugai, jos ten nekelkite.

Praktiškai tai reiškia, kad tam tikri informacijos tipai laikomi atokiau, nebent turite sprendimą su tinkamomis sutartimis ir kontrolėmis.

• Asmens duomenys apie klientus, pacientus ar darbuotojus be aiškaus pagrindo.
• Jautrios sutartys ir derybos, kurios neturėtų palikti įmonės.
• Prisijungimo duomenys, raktai ar kita informacija, suteikianti prieigą prie sistemų.
• Konfidenciali informacija, kuriai teisės aktai ar sutartis nustato ribas.

Tai nereiškia, kad AI netinka jautrioms sritims. Tai reiškia, kad jautriems srautams reikia atskiro sprendimo su prieigos kontrole, registravimu ir aiškia atsakomybe, ne atviro pokalbių lango. Šis skirtumas yra svarbiausias pasirinkimas, kurį darote.

Kodėl įmonei reikia bendros užklausų šablonų bibliotekos?

Kai kiekvienas darbuotojas kuria savo šablonus, kokybė tampa nevienoda. Veiksmingas šablonas lieka pas vieną žmogų, o kito darbuotojo prastesnis šablonas gali lemti silpnus atsakymus. Bendra šablonų biblioteka leidžia komandoje naudoti patikrintus darbo metodus.

Biblioteka nebūtinai turi būti sudėtinga. Tai gali būti patvirtintų šablonų rinkinys dažniausioms užduotims, su aiškiu tonu, struktūra ir ribomis. Tada naujas darbuotojas nuo pirmos dienos naudoja tą patį metodą kaip patyrusieji, ir kokybė tampa vienoda visoje komandoje.

Dažniausios klaidos, kurias matau, susijusios būtent su struktūros trūkumu aplink naudojimą.

• Laisvas naudojimas be taisyklių: darbuotojai dalijasi informacija skirtingai, ir kokybė svyruoja.
• Per ilgi šablonai: nurodymai tampa neaiškūs ir sunkiai pakartojami.
• Nėra šaltinių kritikos: AI sukurtas tekstas laikomas faktu, net kai jis neaiškus.
• Nėra ryšio su veikla: tekstas sukuriamas, bet nesaugomas ir nestebimas.

Kada verta pereiti nuo ChatGPT prie savo AI agento?

Štai svarbiausia riba. ChatGPT yra bendras asistentas. Jis padeda vienam žmogui su viena užduotimi vienu metu ir viską pamiršta, kai skirtukas uždaromas. Kai užduotis kartojasi ir reikalauja atsiminti įmonės kontekstą, gauti duomenis iš patvirtintų šaltinių ar pati ką nors atlikti, esate peraugę pokalbių langą.

Tuomet verta svarstyti AI agentą. Jis gali naudoti įmonės patvirtintus šaltinius, laikytis nustatytų taisyklių ir būti sujungtas su svetaine ar sistema, kad atliktų konkrečius veiksmus, ne vien siūlytų tekstą.

Automobilių servisas Šiauliuose gali naudoti ChatGPT geresniems atsakymams klientams rašyti. Bet kai atsakymai turi remtis tikra informacija apie darbo laiką, kainas ir laisvą laiką, ir juos pageidautina siųsti automatiškai, reikia AI agento. ChatGPT yra ten, kur sužinote, kas įmanoma. Agentas yra ten, kur tai pritaikote realiam darbui.

Daugelis įmonių pradeda būtent taip: naudoja ChatGPT rasti tris dažniausiai pasikartojančias užduotis, o tada sukuria agentą būtent aplink tas užduotis. Daugiau apie tai rasite AI įmonei ir apie tai, kaip tapti matomam ChatGPT ir AI paieškoje.

Kaip matuoti, ar naudojimas duoda vertę?

Lengva būti sužavėtam AI ir kartu nežinoti, ar tai padeda. Matavimas nebūtinai turi būti sudėtingas. Tai reiškia žiūrėti į tikras užklausas ir klausti, ar naudojimas taupo laiką, kelia kokybę ar atlaisvina žmones svarbesnėms užduotims.

Pasirinkite kelias užduotis ir stebėkite jas laikui bėgant. Ar darbuotojai praleidžia mažiau laiko pirminiams juodraščiams? Ar klientų atsakymai tampa tolygesni tonu? Ar mažiau grįžtama pirmyn atgal? Jei atsakymas taip, naudojimas veikia. Jei ne, koreguokite šablonus, šaltinius ar taisykles, o ne pasiduokite. Jei norite pirmiausia sužinoti, kur jūsų įmonei AI duotų daugiausia naudos, galite atlikti nemokamą AI testą.

Padedu įmonėms naudoti ChatGPT kaip saugios AI darbo eigos dalį, dažnai su individualiais šablonais, vidinėmis taisyklėmis ir ryšiu su svetaine ar sistema. Tikslas nėra, kad žmonės kalbėtųsi su modeliu, o kad svarbiausios užduotys taptų greitesnės ir saugesnės.

ChatGPT verslui yra tinkamas, kai darbuotojai jau skiria laiko tekstui, apibendrinimui ir vertinimui, bet reikia daugiau struktūros ir saugesnės kokybės. Jei norite tai teisingai nustatyti, pažvelkite į AI paslaugas iš wevo ir į tai, kaip kuriame saugius sprendimus aplink įrankius.