Individualus sprendimas ar standartinė programa?

Daugelis mano, kad jiems reikia individualaus sprendimo, vos tik darbe atsiranda nepatogumų. Dažniausiai taip nėra. Paprastai protingiausias ir ilgainiui pigiausias pasirinkimas yra paruošta programinė įranga.

Kartais būna atvirkščiai. Mokate už vis daugiau licencijų, darbuotojai kuria apeinamuosius sprendimus „Excel“ lentelėse, o sistemos tarpusavyje nesikeičia duomenimis. Tada standartinė programinė įranga gali kainuoti daugiau, nei sutaupo.

Skirtumas tarp standartinės programos ir individualaus sprendimo

Standartinė programa yra jau sukurta programinė įranga, kurią naudoja daug įmonių. Pavyzdžiui, Rivilė ar Finvalda apskaitai, „Microsoft 365“ el. paštui arba CRM klientams valdyti. Individualus sprendimas kuriamas konkrečiai įmonei ir pritaikomas jos darbo eigai. Tai panašu į skirtumą tarp kostiumo iš lentynos ir kostiumo, pasiūto pagal jūsų matmenis. Abu variantai gali būti geri, tačiau daugumai įmonių dažniausiai pakanka standartinės programos.

Kodėl standartinė programa dažnai yra protingiausias pasirinkimas

Sakau tai aiškiai, nors pats kuriu sistemas: visada pradėkite nuo standartinės programos, jei galite. Ji jau egzistuoja, todėl galite ja naudotis šiandien. Tūkstančiai jau rado klaidas prieš jus, o saugumu, atnaujinimais ir naujais teisiniais reikalavimais rūpinasi kažkas kitas. Buhalterinei įmonei nereikia savos apskaitos sistemos, Rivilė šį darbą atlieka geriau, nei bet kas, ką galėčiau sukurti aš. Kurtis pačiam tai, ką kiti jau išsprendė, beveik visada yra švaistymas. Kai perkate standartinę programą, dalinatės sąskaita su tūkstančiais. Jei kuriatės patys, mokate visą sąskaitą vienas, ir tai verta tik tada, jei gaunate kažką, ko niekas kitas negali jums duoti.

Požymiai, kad jau išaugote standartinę programą

Tai retai nutinka per naktį. Problema auga pamažu, kol pastebite, kad daugiau laiko skiriate sistemoms tvarkyti nei pagrindiniam darbui. Jei atpažįstate kelis iš šių požymių, verta apsvarstyti individualų sprendimą:

Jūsų darbo eiga savita, todėl nuolat tenka taikytis prie sistemos ribojimų.
Sistemos nesikalba tarpusavyje, todėl tą pačią informaciją vedate į tris skirtingas programas.
Žmonės kuriasi rankinius apėjimus, lipdukus ir šalutinius sąrašus greta sistemos.
„Excel“ lentelė tapo verslui gyvybiškai svarbi, ir visa įmonė sustoja, jei kas nors ištrina eilutę.
Didėja licencijų išlaidos, nors dalimi mokamų modulių beveik nesinaudojate.
Tik vienas žmogus supranta, kaip viskas susieta, tad jam išėjus atostogų viskas sustoja.

Vieno požymio nepakanka. Bet kai keli iš jų pasireiškia vienu metu ir pavagia valandas kiekvieną savaitę, standartinė programa kainuoja jums daugiau, nei sutaupo.

Dvi istorijos

Buhalterė, kuri tą patį veda tris kartus

Buhalterė, aptarnaujanti penkis nuolatinius klientus, apskaitą tvarko vienoje programoje, valandas žymi kitoje, o sąskaitas išrašo trečioje. Kiekvieną mėnesį ji rankomis perkelia tuos pačius skaičius iš vienos sistemos į kitą. Viena valanda, pažymėta vienoje sistemoje, neatsiduria sąskaitoje, išrašomoje kitoje, tad ji išrašo per mažą sąskaitą ir tai pastebi tik po dviejų mėnesių. Problema buvo ne apskaita, o tai, kad trys geros sistemos nesikalbėjo tarpusavyje. Sprendimas buvo ne atsisakyti esamos apskaitos programos, o nedidelė jungtis, leidusi programoms automatiškai dalintis tais pačiais skaičiais.

Statybų vadovas, kurio „Excel“ lentelė tapo verslui gyvybiškai svarbi

Statybų įmonės vadovas, turintis šešis darbuotojus, prieš metus susikūrė „Excel“ lentelę savo projektams. Šiandien ta lentelė valdo visą įmonę, su dvidešimt lapų ir paslėptomis formulėmis, kurias supranta tik jis pats. Darbuotojai jam siunčia skaičius SMS žinutėmis, o jis juos suveda vakarais. Vieną dieną kažkas ištrynė eilutę, ir visas projektas dingo. Kai visa įmonė sustoja dėl vienos ištrintos eilutės, skaičiuoklė jau peraugo savo pačios darbą. Čia individualus sprendimas buvo teisingas atsakymas, nes darbo būdas buvo tikrai savitas. Buhalterei reikėjo jungties. Statybų vadovui reikėjo naujos sistemos. Tas pats chaosas, du visiškai skirtingi atsakymai.

Nebūtina rinktis vieno arba kito

Programuotojas dirba prie kelių ekranų su skydeliais ir užrašų knygele sistemų integracijoms — Dažnai geriausias sprendimas yra palikti geras standartines sistemas ir sukurti sluoksnį, kuris jas sujungia.

Tai retai būna pasirinkimas tarp standartinės programos ir individualaus sprendimo. Geriausias variantas dažnai yra abu kartu. Palikite esamą apskaitos programą apskaitai ir „Microsoft 365“ el. paštui, ir virš jų sukurkite nedidelį individualų sluoksnį, kuris viską suklijuoja ir užpildo spragas. Jūs neišmetate to, kas veikia, o sujungiate tai.

Tai įmanoma, nes daugelis šiuolaikinių sistemų turi API, sąsają, leidžiančią sistemoms saugiai keistis duomenimis. Individualus sluoksnis paima duomenis iš vienos sistemos, perduoda juos kitai ir padeda užtikrinti jų nuoseklumą. Dažnai integruojamos šios sistemos:

Meta (Facebook ir Instagram), kad potencialūs klientai ir žinutės atsidurtų tiesiai jūsų sistemoje.
Jūsų srities specializuotos sistemos, tokios kaip klinikos pacientų sistema ar didmenininko užsakymų sistema.
CRM, kad klientų informacija, pasiūlymai ir tolesni veiksmai būtų susieti.
Mokėjimai, kad apmokėta sąskaita pati atnaujintų apskaitą ir projektą.
Apskaitos programa, kad skaičiai plauktų automatiškai, be dvigubo įvedimo.

Jei sistema turi tinkamą API ar kitą saugų integravimo būdą, ją dažnai galima susieti su kitomis sistemomis. Klinika gali palikti savo pacientų sistemą ir prijungti registraciją, susietą su kalendoriumi, SMS priminimais bei apskaita. Taip sistemos ir integracijos padeda sumažinti rankinį darbą.

Taip nusprendžiate

Darbo stalas su dviem ekranais, skydeliu ir užrašų knygele sistemų integracijoms planuoti — Prieš kurdami ką nors naujo, pažiūrėkite, kur esamos sistemos iš tikrųjų stabdo darbo eigą.

Peržiūrėkite šiuos klausimus iš eilės ir sustokite, kai tik gausite atsakymą „taip“:

Ar jau yra paruošta programa, kuri pakankamai gerai dengia poreikį? Jei taip, naudokite ją.
Ar nepatogu tik todėl, kad tinkamai neišmokote programos? Tuomet atsakymas yra mokymai.
Ar problema ta, kad kelios sistemos nesikalba tarpusavyje? Tuomet reikia integracijų, o ne kurti viską iš naujo.
Ar jūsų darbo būdas toks savitas, kad joks paruoštas sprendimas netinka? Tuomet individualus sprendimas pradeda apsimokėti.
Ar dabartinis sprendimas pavagia valandas kas savaitę, ar sukuria klaidas, kainuojančias klientus? Paskaičiuokite tą laiką per metus.

Individualų sprendimą verta svarstyti paskiausiai. Daugumą problemų pigiau išspręsti tinkama standartine programa, mokymais arba integracija. Individualus sprendimas turi spręsti brangią problemą, o ne kurti naują.

Kada verta rinktis individualų sprendimą, o ne standartinę programą?

Rinkitės individualų sprendimą, kai jokia paruošta programinė įranga netinka jūsų darbo būdui, kai jūsų sistemos nesikalba tarpusavyje, arba kai žmonės valandas kas savaitę švaisto dvigubam duomenų vedimui ir apeinamiesiems keliams kurti. Jei standartinė programa dengia poreikį, ji beveik visada yra protingiausias ir pigiausias pasirinkimas ilgainiui.

Ar standartinė programinė įranga, tokia kaip apskaitos sistemos, pakankamai gera mažai įmonei?

Paprastai taip. Visiškai įprastam poreikiui, tokiam kaip apskaita, el. paštas ar paprasta klientų priežiūra, paruošta programinė įranga dažnai yra geresnė, nei bet kas, ką galėčiau sukurti aš. Ji ištestuota, prižiūrima ir atnaujinama už jus. Pradėkite nuo jos ir kurkitės patys tik jei ją išaugate.

Ar turiu atsisakyti sistemų, kurias jau naudoju?

Ne. Dažnai geriausia palikti veikiančias sistemas ir jas sujungti. Daugelis šiuolaikinių sistemų turi API, leidžiančią saugiai keistis duomenimis. Galima susieti apskaitos, CRM, mokėjimų, Meta ir specializuotas sistemas, neatsisakant jau naudojamų įrankių.

Kokia tikroji individualaus sprendimo kaina?

Tai ne tik kūrimas. Sistemą, kurią valdote patys, taip pat reikia prižiūrėti ir atnaujinti, kai keičiasi aplinkybės aplinkui. Todėl individualus sprendimas apsimoka tik tada, kai jis akivaizdžiai sutaupo daugiau laiko ir klaidų, nei kainuoja jo priežiūra. Paskaičiuokite valandas per visus metus.

Visada pradėkite klausdami, ar standartinė programa dengia poreikį. Jei taip, naudokite ją ramia sąžine. Jei ne, nes sistemos nesikalba tarpusavyje arba jūsų darbo būdas per savitas, tuomet verta kurti, dažnai kaip mišinį: palikite veikiančią standartinę dalį ir sukurkite nedidelį sluoksnį, kuris ją suklijuoja. Jei norite sąžiningo įvertinimo, pažvelkite, kaip dirbu su sistemomis ir integracijomis, arba skaitykite toliau apie darbo procesų automatizavimą, kuris dažnai yra pirmas žingsnis.